FINALITÀ E MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (agg. 31/07/2023)

1. Raccolta e trattamento dei dati personali

Per dati personali si intende qualsiasi informazione che possa, direttamente o indirettamente, essere associata ad una persona fisica identificata o identificabile.

2. titolari del trattamento

Titolari del trattamento sono:

>  Virtual Training Support srl con sede legale in Via A. Cesalpino 5/b, 50134 Firenze (la ‘Società’), relativamente a tutti i trattamenti necessari alla gestione tecnica della Piattaforma (gestione utenze, rapporti con l’utenza, sicurezza della piattaforma, erogazione servizi accessori, comunicazione disponibilità corsi/eventi)

> gli ENTI (associazioni scientifiche, provider ECM, agenzie formative, etc.), relativamente ai trattamenti da questi effettuati per tramite dei servizi messi a disposizione dalla piattaforma, rispetto ai quali Virtual Training Support srl agisce in qualità di responsabile ex art. 28 reg. UE 2016/679.

3. finalità dei trattamenti e origine dei dati

Nel corso dell’attività, la Società raccoglie ed elabora dati personali in diversi modi. I dati possono essere raccolti perché forniti direttamente dall’interessato o tramite la registrazione delle modalità di interazione tra l’interessato e i servizi. la Società potrebbe inoltre ricevere informazioni da terze parti (tipicamente enti organizzatori di corsi/eventi ospitati dalla piattaforma a cui viene invitato l’interessato e ad egli già noti).

la Società usa i dati personali dell’interessato per scopi specifici di seguito sintetizzati:

• fornire il servizio richiesto (“Servizio”), in esecuzione:

> degli impegni assunti nei confronti dell’interessato e dei relativi adempimenti legali

> degli impegni assunti nei confronti degli Enti (associazioni scientifiche, provider ECM, agenzie formative, etc.) promotori dei corsi/eventi ospitati dalla piattaforma

(base giuridica: adempimento contrattuale e adempimento legale art. 6 c.1 lett. b-c Reg. UE 2016/679);

• consentire alla Società di svolgere sondaggi finalizzati al miglioramento della qualità del Servizio erogato, in virtù del legittimo interesse della Società stessa (base giuridica: perseguimento legittimo interesse coincidente con la finalità art. 6 c.1 lett. f Reg. UE 2016/679);
• inviare agli utenti registrati informazioni sui corsi ed eventi a loro accessibili (base giuridica: adempimento contrattuale assunto nei confronti degli utenti registrati  e legittimo interesse della Società consistente nel dare massima visibilità alle proprie attività  art. 6 c.1 lett. b - f Reg. UE 2016/679);
• rendicontazione attività ad enti committenti e promotori come indicato nelle relative informative rese disponibili all’atto dell’iscrizione ai singoli corsi/eventi  (base giuridica: adempimento contrattuale e art. 6 c.1 lett. b Reg. UE 2016/679).
• garantire un adeguato livello di sicurezza per la piattaforma ed i dati trattati per suo tramite (basi giuridiche: adempimento legale e legittimo interesse della Società coincidente con la finalità art. 6 c.1 lett. c-f Reg. UE 2016/679)

Marketing

la Società si riserva di inviare email con informazioni su offerte ed ulteriori servizi di possibile interesse per gli interessati (diversi dalle comunicazioni inerenti i corsi/eventi disponibili sulla piattaforma).

Gli interessati riceveranno tali ulteriori messaggi di marketing dalla Società solo se hanno fornito il loro consenso e scelto di non revocare l’adesione alla ricezione di comunicazioni di marketing.

Ogni volta che si riceve un’email di questo tipo, è possibile scegliere di non ricevere ulteriori comunicazioni. È possibile annullare l’iscrizione alle comunicazioni di marketing in qualsiasi momento, facendo clic sul link apposito disponibile in calce a ogni comunicazione ricevuta dalla Società o scrivere all’indirizzo privacy@vits.it.

la Società si riserva di inviare comunque comunicazioni di servizio, ad esempio messaggi amministrativi relativi all’account o alle transazioni connesse alle prenotazioni, fino alla chiusura dell’account.

4. modalità dei trattamenti e conferimento deid ati

Il trattamento dei Dati per ciascuna delle finalità di cui sopra potrà avvenire con modalità prevalentemente  automatizzate o elettroniche.

Il conferimento dei dati è facoltativo. Tuttavia, il mancato conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori, comporterà l’impossibilità di completare le operazioni di registrazione e/ di erogare il Servizio .

Il mancato conferimento dei restanti dati non contrassegnati come obbligatori consentirà comunque l’erogazione del Servizio.

5. ambiti di comunicazione dei dati personali

la Società potrà comunicare i dati personali degli interessati a terzi, tra cui:

• a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme,.
• Fornitori di servizi o terze parti che offrono servizi alla Società; che agiscono per conto di essa, in particolare, a titolo esemplificativo: per finalità di gestione delle FAD; per analisi aziendale; per elaborazione dei dati o dei pagamenti; per il servizio clienti; per marketing, pubbliche relazioni, somministrazione di sondaggi.
• Aziende collegate (controllate, controllanti, partecipate e appartenenti alla stessa proprietà) sempre per correnti “finalità amministrativo contabili” connesse alle finalità sopra richiamate.
• ad altri soggetti che forniscono servizi ausiliari alle finalità di cui al precedente punto 3, nei limiti strettamente necessari per svolgere i propri compiti - partner commerciali, la cui collaborazione sia necessaria ai fini della fornitura dei servizi richiesti I Partner Commerciali opereranno come autonomi titolari del trattamento e in osservanza delle rispettive informative sulla privacy, che saranno rese disponibili dagli stessi

6. Tempi di conservazione dei dati personali

I dati personali vengono conservati esclusivamente per il periodo strettamente necessario per gli scopi descritti alla Sezione 2, “Trattamento dei dati personali” o a scopo di conformità Informativa.

la Società si riserva di conservare determinate informazioni personali per periodi più lunghi anche dopo la prestazione del Servizio, se ciò fosse necessario per adempiere a obblighi di legge o assicurare la sicurezza, prevenire frodi e abusi e difendere o esercitare i propri diritti.

7. Diritti dell’interessato

In conformità alle leggi e normative vigenti, l’interessato dispone del diritto di accedere a, di rettificare, di cancellare, di limitare il trattamento, nonché il diritto alla portabilità e di opporsi al trattamento dei propri dati personali. Ha inoltre la facoltà di decidere del trattamento dei propri dati personali e le modalità con cui esercitare tale diritto in caso di decesso.

Di seguito sono disponibili ulteriori dettagli e informazioni su come e quando è possibile esercitare i propri diritti. Le richieste degli interessati riceveranno risposta tempestivamente.

Gli interessati dispongono dei seguenti diritti rispetto ai propri dati personali:

• Diritto di richiedere l’accesso ai propri dati personali. Questo consente di ricevere una copia dei propri dati personali archiviati dalla Società e di verificare che il trattamento sia lecito.
• Diritto di richiedere la correzione dei propri dati se errati. L’interessato ha inoltre la facoltà di integrare eventuali dati incompleti registrati, tenendo conto degli scopi del trattamento.
• Diritto di richiedere l’eliminazione dei propri dati personali se:
• non sono più necessari per gli scopi per cui sono stati raccolti o trattati;
• l’interessato revoca il consenso, ove il trattamento dei dati personali sia soggetto al consenso e non esistono ulteriori basi giuridiche;
• l’interessato si oppone al trattamento dei propri dati personali e la Società non ha motivi legittimi sovrastanti per proseguire il trattamento;
• i dati personali sono stati trattati in modo illecito;
• i dati personali devono essere eliminati a scopo di conformità agli obblighi di legge.
• Diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali. la Società si impegna ad agire nell’interesse degli interessati, a meno che non sussistano interessi legittimi sovrastanti per il trattamento dei dati o necessità di proseguire il trattamento al fine di stabilire, esercitare o difendere un reclamo legale.
• Diritto di limitare il trattamento dei propri dati personali, se:
• l’accuratezza dei dati viene contestata dall’interessato, durante il periodo in cui la Società è tenuta a verificarne l’accuratezza;
• il trattamento è illegale e l’interessato si oppone all’eliminazione dei propri dati personali richiedendone la limitazione;
• la Società non necessita più dei dati personali dell’interessato a scopo di trattamento, ma questi sono necessari all’interessato per reclami legali;
• l’interessato si è opposto al trattamento, per il periodo in cui la Società è tenuta a verificare la presenza di basi legittime sovrastanti.
• Diritto alla portabilità dei dati. L’interessato può chiedere di ricevere i dati personali che lo riguardano in un formato strutturato, leggibile con mezzi elettronici e di uso comune. È anche possibile richiedere l’invio di tali dati personali a terze parti, se possibile. Tale diritto è esercitabile solo se relativo ai dati personali forniti alla Società, se il trattamento è soggetto a consenso o necessario per l’esecuzione di un contratto tra interessato e Società e se il trattamento viene effettuato attraverso mezzi automatici.

• L’interessato ha diritto di definire istruzioni post-mortem per stabilire le modalità di trattamento dei propri dati personali e le modalità con cui esercitare i propri diritti in caso di decesso. Se la Società viene informata del decesso dell’interessato, i relativi dati personali vengono eliminati, fatti salvi i casi in cui sia obbligatoria la conservazione a scopo di adempimento a disposizioni normative e/o di conformità a periodi di conservazione stabiliti dalla legge, nel qual caso, solo dopo la comunicazione a una terza parte designata dall’interessato alla Società.

L’interessato potrà esercitare i diritti sopra elencati scrivendo alla Società, Via A. Cesalpino 5/b, 50134 Firenze oppure all’indirizzo email privacy@vits.it.

Al fine di verificare l’identità dell’interessato e accertarne il diritto di accesso ai propri dati personali (o per esercitare qualsiasi altro diritto), la Società si riserva di richiedere una copia di un documento di identità. Si tratta di una misura di sicurezza atta a garantire che i dati personali non vengano divulgati a persone che non hanno diritto di riceverli.

la Società potrebbe inoltre contattare l’interessato per richiedere ulteriori informazioni relative alla richiesta al fine di accelerare i tempi di risposta.

8. Trasferimenti internazionali

I dati personali degli interessati potrebbero essere trasferiti in paesi appartenenti allo Spazio Economico Europeo per gli scopi descritti nella presente Informativa sulla privacy.

I dati personali saranno trasferiti anche a soggetti siti al di fuori dell'Unione Europea verso il Paese in cui risiede o si trova l’interessato esclusivamente se necessario a soddisfare le sue richieste e  nel rispetto della normativa vigente

9. Modifiche alla Informativa sulla privacy

la Società si riserva di modificare la presente Informativa sulla privacy periodicamente. La data delle ultime revisioni verrà indicata nella prima pagina della presente Informativa sulla privacy. Eventuali revisioni entreranno in vigore a decorrere dalla data di pubblicazione sul sito. Si consiglia di prendere regolarmente visione della Informativa sulla privacy per essere al corrente degli aggiornamenti.